Talk 01 管好時間做對事

【內容】

1.        先想好事情的類型，分事情的輕重緩急

2.        關注重要的事，而不是關注急的事

3.        平衡的扮演生活中各個角色

4.        關注在可控制的範圍，不要關注在不可控制的範圍當中

5.        學會塊狀的有效管理時間

6.        總結

小安老師：大家好，今天很榮幸再次訪問陳彥宏老師，要分享久石文化出版的「管好時間做對事」，那為什麼選這本書分享呢?

陳彥宏老師：這本書的副標是「NLP的時間和心態管理」，過去常談時間管理很重要，在書序中就說：我們管理的不是時間而是生命。開宗明義就是時間管理不是管理時間，而是管理你看待時間、看待人生的概念。

小安老師：對啊，這本書跟以往管理時間的概念是不同的思維。

陳彥宏老師：這本書中也有提到傳統管理時間的概念，例如事情可以分成輕重緩急；第一種是很重要又緊急，像五月份要報所得稅，在5/31還沒報完就要被罰錢了；第二種是很重要但比較不緊急，以報所得稅的例子來說，在5/1的時候來看報稅很重要，但時間還很充裕，所以就沒那麼急了；第三種是很急但比較不重要，像是當你正在家裡忙的時候，同事來電說在你家附近逛夜市要你一同去，但你可能手頭有事在忙，就跟同事說改天再約，算是很急但不重要的事；第四種是不重要也不急，生活中有太多此例，卻浪費我們很多時間，例如我在時間管理的課，常在提醒現代人時間管理有一個最大的敵人─智慧型手機，我們花太多時間在智慧型手機上面了，其實很多時候不是在忙重要的事，只是養成習慣而已；

很多人在時間管理的時候，都關注在急的事情，所以會覺得生活很匆忙，每天都很慌亂，很多很急的事情在手邊，一直在處理，往往忘記關注重要的事，而不是緊急的事。在時間管理最容易有的盲點就是很多人先處理很急但不重要的事，卻沒有優先處理很重要但是不急的事，例如他正在準備下禮拜重要的簡報，下班的時候也都在準備，這件事是重要但不急，但這時候他接到同事的電話說正在他家樓下，約他出去，而這件事是很急但不重要的事，他竟然放下重要但不急的作簡報的事情，然後跟同事出去，之後一天一天的延誤下去，準備簡報的事也就變成很急的事了。重要不急的事情有一個特點，就如果不先處理它的話，慢慢地就會變成重要且急的事了；所以如果你常常為了處理很瑣碎、很急的事，弄得焦頭爛額，這代表你可能花太多時間在處理很急但不重要的事了。

小安老師：對啊，這是很重要的，每個人都要先想好事情的類型，我覺得很多人都搞不清楚事情的重要性。

陳彥宏老師：有很多人先釐清了輕重緩急，可是事情一但來了，根本沒有分辨重要性，這是最大的問題。我認為重要性第一個跟人有關，是誰交待的事是一個關鍵，這個人對你的重要性是什麼；第二個衡量這件事是否可以由他人幫忙，如果可以交付給別人，那這件事就沒那麼重要；另外，在這本書有提到重不重要也跟價值觀有關，所以每個人的判斷就會不一樣了，有些人覺得家庭很重要，有的人覺得工作比較重要，若有一天工作與家庭的事同時發生，那他們就會作出不一樣的決定了。

為什麼有時候會覺得時間管理一團亂，因為你沒有關注你的價值觀，沒有想好哪些事比較重要，所以作了決定之後就開始後悔，例如你公司有一個重要的會議，同時還有孩子學校的母姐會要參加，那你的價值觀本來是覺得家庭比較重要的，但仍選擇出席會議，在會議進行的過程中，一邊分神擔心孩子一邊開會，導致在會議上被老闆盯上，因此你覺得很難受，也沒有參加到你覺得重要的親子活動，變成負面的循環。

在本書有提到一點：平衡的觀點，對老闆而言怎麼可能讓員工平衡呢，但若能讓員工也照顧好家庭，這樣員工就可以更放心的投入在工作中，也能獲得家庭的支持，這樣就能變成正面的循環，工作效率不應該是由工時長短來衡量的。書中的第一章節就提到平衡包含第一個部份關於身體的需求，我早上在另一本書上，剛好看到一句話：「看看你的行事曆，就可以知道你的價值觀。」如果在行事曆裡都是工作的事，代表你的價值觀對於工作很在乎，如果行事曆上有排放鬆或家庭的行程，代表你的時間管理是比較平衡的；第二個部份是精神的需求，包含信仰或是靜思，我認為信仰跟宗教是不同的，有宗教不代表有明確的信仰；第三個部份是智力的需求，是否有進修成長或是閱讀的習慣，像是大老闆張宗謀每天晚上睡前會閱讀一小時，若能培養閱讀習慣，每本書都是作者心血的結晶，透過閱讀我們就可以學習到他們生命中的經驗；第四個是社會情感需求，是否有參與聯誼或社工活動，或是興趣同好的團體活動，像是路跑活動；若能關注到這幾個面向，是可以維持在平衡的生活之中。

這本書很棒的是有很多單元有一些練習，像第一章有一個練習：「在生活中我們會扮演很多角色，父母、領導者、朋友或是義工等等，在這些角色中挑出七個你覺得重要的角色，然後再針對這些角色給分數，一分表示你扮演的不好，十分表示你扮演的很好，給完分數再思考看，是不是只有一兩個角色花掉你大半時間。」像家庭主婦，她可能絕大時間只在兩個角色：媽媽跟老婆，她可能忘了還有其他角色也對她很重要的，所以當她長期只關注在媽媽跟老婆這兩個角色的時候，最後會發現自己忘記其他重要的事情；像這樣子的練習可以讓我們重新檢視在時間管理分配是否平衡。

小安老師：我發現本書的作者是以全然的面向來思考管理生活或精神品質。

陳彥宏老師：因為大部份的時間管理是講工作方面，看完這本書後，才發現時間管理不應只是管理工作的時間，生活中食衣住行樂亦可一同管理，讓生活品質提高，家庭關係亦可更融洽，人際互動更好，健康品質更好；時間是重要性的分配，你把哪些事情放在哪些時間上面，就會有哪些結果；曾經有學員問我，為什麼可以在演講或分享當中舉這麼多例子，我回說很簡單，我每個禮拜看完三本書，利用瑣碎的時間就可以閱讀了。如果你對你的生活不滿意或是工作積效不滿意，是因為你沒有把時間放在上面，所以沒有好的成果。

小安老師：對啊，很多人每天都不知道在忙什麼，就把力氣都消耗掉了，當然你可以責怪環境或是整體的狀態，都是沒有辦法補救的。

陳彥宏老師：書中有講到你要關注在可控制的範圍，不要關注在不可控制的範圍當中；事實上有很多事情是不可控的，上班時塞車是不可控的，但你可以早點出發，這是可控的；突發的狀況是不可控的，你可以控制的是調整時間，下次早一點作出準備或是預想突發狀況先做出處理，屆時狀況發生的影響就可以減少；就像財務管理，我們一定要有儲蓄跟存款，但是在時間管理上卻排得很緊，是沒有辦法作彈性應變的。另外我認為時間管理還有一點，雖然沒在本書中提到，很多時候要區分好責任歸屬，我看到很多家長在晚上九點多被小孩告知學校需要養蠶寶寶，需要桑葉，他們放下手邊的事情幫小孩處理，像這樣的狀況就是沒有把責任歸屬區分好，要跟小孩說明清楚請他們下次早點跟家長說，這樣才可以安排時間，也不會打亂原先計畫。

小安老師：對啊，在這本書前面幾章都在談價值觀，精神或是信仰，這都是牽涉到個人的看法或解讀，這樣才會把時間搞亂掉。

陳彥宏老師：我認為時間管理就是一個觀念，有些人感覺時間很忙，但仍可以去進修或是旅遊，我有一個朋友在台灣前幾名的保險公司工作，他是他們公司最頂尖的銷售員，業績在他們公司是連續十幾年的第一名，但他可以擔任孩子學校的家長會會長，亦參加扶輪社，並且常常出國演講，參加公司的出國旅遊，不禁問他如何運用他的時間的；他說很簡單，第一個時間要變成塊狀，像是半小時內把客戶電話聯絡完，一個小時內跟部屬溝通；第二個可以找朋友協助，像他有三個助理，若能尋求協助，就能簡省很多時間。

小安老師：但很多人都喜歡親力親為，或是擔心交託給別人事情就處理不好了。

陳彥宏老師：像這本書裡一個章節在談人際溝通，人有80%是在做人際相關的事情，也就是若能把人際溝通做好，那你就能省下一些時間；像剛剛說擔心交托給別人會處理不好或是跟預期不符，這種代表這種人要是能多點學習在人際溝通上或提升，會對他時間管理產生幫助，因為很有可能是沒有把事情交待清楚，我很喜歡一句話:慢就是快，笨就是好方法。在交待的時候可以更仔細，良好的溝通對人際關係有幫忙，對於時間管理也會有幫助。

小安老師：是，如果你交待清楚的話就可以節省，但沒交待清楚，反而更花時間。

陳彥宏老師：對，我看過一個負向循環就是越來越不敢把事情交待給別人，所以事情又回到自己身上，就覺得時間越來越不夠用，這不是別人不能支援你，有很多時候是溝通調整一下，就可以節省時間了。

小安老師：是，那這本書還有什麼可以分享的呢?

陳彥宏老師：這本書裡還有提到一個很重要的概念：我們要有清晰的目標，我舉自己的例子，我在十幾年前在國外學完NLP後，NLP這門學問很大，當時十幾個同期的一起去學這套NLP的課程，回國後很多同期的同學已經沒有在用NLP，我有把握我是裡面用的還不錯的，我就發現有件事我做的不錯，這跟時間管理有關，就是我有把所有我想練習的點寫上行事曆，例如說這三天我就專心練習視覺、聽覺和感覺，這三天我就練習眼球移動的觀察，經過這段時間的練習，因此達到很有效率的練習，這跟剛剛提到的目標有關係的，目標一定要很明確，過去我們可能只有把工作寫到行事曆上，如果把所有時間規劃都清楚的寫下來，在行事曆上可以清楚的看到，這樣會活的比較有目標感；我常說一個人的改變一定要有意識的改變，像我很清楚我比較沒有運動習慣，我訂了一個目標-日行萬步，運用手機APP來看自己跟目標還差多少，慢慢地就養成習慣，像我現在去便利商店買東西，過去會走最近的距離，現在會故意繞路，讓自己可以多走一點路，這APP還可以記錄喝多少水，就可以達成自己的目標，而且養成習慣。建議聽眾朋友都把所有行程全部放在行事曆上，這樣生活會變得很有目標感，變得很有計畫；另外建議可以把想要做的事情做一個清單，把一些想要做卻一直拖延沒做的事也列上清單，這本書也有提到拖延，事實上拖延最好的方式是視覺化你的清單，像是想去賞楓葉，想去畫展，可以先寫上清單，或許在你的行事曆還找不到時間排上，但在你有空的時候就可以放上行事曆，而當完成的時候就可以在待辦事項中劃上記號，這表示一樣一樣事情在完成，會特別有成就感，也會覺得每天很充實每天過得很有意義。

小安老師：是，這位作者應用很多NLP技巧在目標管理設定上，讓記錄看起來不但不會無聊，而且可以更有意義。

陳彥宏老師：是，NLP很在乎的是有沒有辦法圖像化你的目標，有一個概念是你看不到你怎麼到得了，你一定要在腦海看到你的目標，你才會做到。常有人的方式是夢想版，你可以把你的夢想畫出來，或是找到圖片貼上去，不管你想過什麼樣生活、開什麼車、住什麼房子，都可以貼在上面，然後去想像，想像什麼時候可以達成，然後就會發現很有效；越清楚目標就越容易達成，這是NLP的技巧。

小安老師：是，這本書還有蠻有趣的部份，接下來才是心理狀態的管理模式。

陳彥宏老師：是，你會發現心理狀態會影響我們的行為，舉例買東西，心理狀態可能覺得不買可惜，有可能是現在比較划算，也有可能是行銷的方式讓你有衝動，所以你做了行為。有一個心理狀態在時間管理中我們必須要去注意的，他不算是個負面的心理狀態，但對一個人的行為模式影響很大，叫做無聊，當一個人無聊的時候就沒有動力，沒有目標，不知道自己要做什麼，也不知道自己的時間用在哪裡了；語言會帶來狀態，在NLP神經語言程式學在乎語言的表達，怎麼說代表怎麼思考怎麼想，代表你有怎麼的感覺；給聽眾朋友一個小提醒，千萬不要常說這件事好無聊，好無聊雖然不能說是負面的字眼，但是對個人的影響，這表示你對這件事情沒有熱情，沒有好奇，要怎麼讓你在生活當中充滿動力，我認為好奇心很重要，去關注有什麼不一樣的。

小安老師：對啊，無聊的心裡狀態大部分都是黑白的，跟負面情緒接近，當起了好奇心，內在就會開始改變，整個行為模組也會跟著改變。

陳彥宏老師：是，像主持人提到的技巧，在NLP中是叫次感源，指的是大腦在儲存每件事時是不同的模式，當你無聊的時候，想像彩色明亮的畫面，然後你會發現你的心理狀態會跟著改變，這個技巧是可以自己運用的技巧，協助自己作調整。

小安老師：我覺得這本書還有一個有趣的地方，作者在每一篇的最後一頁都會說你錯過了什麼。

陳彥宏老師：我覺得這是一個好問題，每個人人生都是一個旅程，每天都會看到不同的風景，如果你可以更有意識的去注意你延途的風景，就會發現更多的美麗的風景了，更多不同的面向，作者透過每一篇最後問的問題不斷提醒我們還錯過了什麼，如果你時間都放在有價值的事物上，你就會少錯過美好的事物。很多時候只是看事情的角度不一樣，這樣看到世界也會不同；時間管理是教你如何善用瑣碎的時間。

小安老師：是，今天很感謝陳彥宏老師分享久石文化出版的「管好時間做對事」。