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「番茄工作法」

如果你想要更有效率的完成工作,
想要有效的管理自己的時間,
那你一定要試試看本集介紹的番茄工作法…
有一句話說…時間是不能管理,
可以管理的其實正是「自己」,也就是「自律」
那要如何讓自己自律呢?

講到自律
明明知道不能一直滑手機、看劇…
但手…還是忍不住伸向手機、打開電視或電腦…
這時候,番茄工作法就能提高自律性。

什麼是番茄工作法?
番茄到底跟工作有什麼關係呢?
番茄工作法為何得以高效産出?

本書內容介紹了番茄工作法的實作方法,
當操作時運到干擾要怎麼處理?
另外,番茄工作法不止運用在「個人」而已,
「團體」也可用透過該法高速運作。

若想要提高專注力,
卻又常常因為被內在、外在所干擾而無法順利完成工作,
可以試試看番茄工作法並調整成適合自己的狀態。

歡迎收聽本集節目
購書連結:https://reurl.cc/k1gYLq

大家好,歡迎來到尋意陪你讀
這裡是一個分享實用心理學倍速學習兩大類書籍的頻道
我是領讀人尋意
一個努力推廣把心理學應用在生活當中的傳道者
 
每次分享按照自己的習慣
除了講述書籍本身的內容之外
我也會隨時補充自己的心得還有看法

 很多人會想問有什麼可以讓自己
很快進入專心狀態的方法嗎
我要說今天所介紹的這本書所談的這個方法非常有效
我自己就是這個方法的受益者
 
我可以前一秒鐘打電動追劇玩得不亦樂乎
下一秒該做正事的時候
我可以立馬進入到專心的狀態

就是透過這個方法所培養起來的
這個方法讓我翻臉比翻書還要來得快
可以隨時切換自己的專注的狀態

今天要談的這本書
也只談這個方法
而且呢它還是創始人親自寫的書
對我來說這是一本百分之一百的實作書
我們今天要談的就是番茄工作法

首先我們要先來聊一聊什麼叫做番茄工作法
番茄工作法
很多人第一次聽到的時候
會想問這個方法
跟我們吃的蔬菜水果的番茄有什麼樣子的關係嗎

事實上是沒有什麼特別的關係的
這個方法的名字是來自於
創始人當時在用這個方法的時候
他需要有一個計時的工具
所以他拿了一個廚房裡面番茄形狀的計時器
來當作計時的工具

所以呢,從這個時候開始
這個方法就被叫作番茄工作法了
接下來我們來聊一聊番茄工作法是怎麼樣來做操作的
番茄工作法的操作分成了幾個重要的層面

第一個層面呢是關於時間的層面
首先在這裡
我們必須要有一個觀念叫做一個番茄鐘的觀念

按照作者的說法呢
一個番茄鐘是25加5,也就是一共是30分鐘
在這裡所提到的25就是25分鐘的工作時間
然後後面的5呢
是我們在工作25分鐘之後
可以有5分鐘的休息的時間

所有的番茄工作法的基本單位
就是一個番茄鐘的時間
一般來說呢4個番茄鐘呢也就是4個30分鐘
大概是2個小時之後
我們可以有15-30分鐘的大的休息的時間

而我們在統計這些時間的時候
我們就必須要準備一個計時器放在身邊
用來提醒自己開始還有結束

無論那個計時器是真的廚房用的計時器
或者呢它就只是一個手機上的計時軟體
或者現在手機上已經有一些專門為番茄工作法而開發的APP了

只要你覺得適合都可以拿來用
像我自己本身已經練習得很習慣
已經使用的很習慣了

所以只要一開始
我立刻就可以進入到非常專心的狀態
因此就可以逐漸不用這些計時工器輔助了

我們在休息的時候
請特別去做真正可以讓我們放鬆
讓我們覺得輕鬆的這樣子的一個休息

包含像散散步、走走路、聊聊天
或者是放空深呼吸之類的
讓我們的體力還有思緒能夠真正的放鬆下來

關於實作的部分
我們還有一個需要注意的
叫做我們的工作是怎麼來的、以及該怎麼樣來做分配
就是我們想要做的事情

我們會把它放在一個待辦清單上
所有我們想要做的、想到的
全部都放到這個待辦清單裡面

然後呢就是我們今天要做什麼事情
就從這個待辦清單
也就是工作池、工作池塘裡面去把它撈出來
安排在今天要做的今日工作目標

如果那個工作那項任務呢
會讓我們花超過5個番茄鐘以上
就請把它拆解
把大的任務拆解成小的任務

原則上呢我們是希望自己可以在4個番茄鐘
也就是大概兩個小時裡面可以把這件事情做完
這樣子是比較適當的一個大小

那在我們在做這些番茄鐘的工作
我們需要專心投入在一件工作裡面的時候
難免都會遇到意料之外的干擾的事情
在這裡呢就是我們面對干擾

其實干擾分成了兩種
第一種呢叫做內在、內部的干擾
也就是我們自己的心裡面會有一些所謂的雜念
而面對這些雜念最好的處理的方法
就是把它寫下來

例如說我可能上午在做事情做到一半的時候
突然腦袋裡跳出一個想法叫做
中午要吃雞腿便當還是排骨便當呢

我們內心跳出來的一個雜念
我們可以把它寫下來
加入在今日工作表最下面的部分
做為一個臨時的待辦事項

而我們內心除了想到額外的事情之外
可能還有一些胡思亂想
例如說這個好難我做得完嗎
我有足夠的時間嗎
等等之類的

而這些就是透過番茄工作法裡面的計時器
所塑造的這個時間的緊張感
讓我們把這些思慮都把它放在一邊

會有這些心裡莫名的想法情緒都是很正常的
但是透過計時器可以讓我們去忽略
去略過這些心裡的這些情緒還有想法
讓我們把心思專注在時間上
把心思專注在把事情給完成上

關於干擾的部分
除了剛剛談的内部的、內在的干擾之外
還有另外一種是非常常見
容易發生的叫做外部的干擾
也就是呢別人來打斷我們

最常見的可能是電話
可能是EMAIL
或者呢是他本人就這樣子跑來我們的旁邊了

最好的方法就是跟他人溝通
我需要一個獨立、專門處理自己事情的時間
所以你有事情可以在什麼什麼時候連絡我
這樣我可以馬上幫你做處理

像是我們在唸書的時候
很多老師、很多教授
有所謂的辦公室、研究室開放時間
大概也就是這樣子的道理

當然還有像另外一種像EMAIL這件事情
是我們自己可以決定什麼時候要打開它
什麼時候要處理的
這個時間就由我們自己來安排了

如果有一些事情是非常重要又非常緊急的
例如說老闆臨時交辦的任務
或者呢老婆肚子餓了
要你去幫她買便當、買飲料
這一類的事情
那麼我們就應該直接去做這些重要又緊急的事

雖然我們這個番茄鐘已經進行到一半了
但是我們仍然就是把這個番茄鐘給廢止掉

另外呢在番茄工作法的實作裡面
有一個超級重要的東西
叫做實作時候的心態
而這個實作的重要心態就只有一個

就是在番茄鐘的時間裡面呢
我們專心投入在該做的事情裡面
只要我們專心投入努力去做
這個番茄鐘就是100分了

至於成果或者說我們做了幾%
那個都只是次要的事情

番茄鐘最重要的心態跟心法
就是在番茄鐘運作的過程裡
我們百分之一百很專注的全心投入
這樣子就夠了

我整理了書上所提到的
番茄鐘運作的時候需要注意的一些原則
我覺得最重要的有四點

第一點呢
番茄鐘是完整的
意思是說呢我們25加5
這個30分鐘之內呢完整的去運作它

沒有半個番茄鐘這一回事
要嘛就是我們完整的很努力的渡過了一個番茄鐘
要嘛就是這個番茄鐘沒有被完成
我們可能番茄鐘進行到一半被打斷了
這番茄鐘就會被作廢

如果一天之內我們有很多
像小的、雜項的事情
那麼我們就把這些小的、雜項的事情
把它組合成一個番茄鐘
然後在一個番茄鐘的時間內
把這麼多的雜項的事情去把它完成
這樣子就好了

第二個原則呢
就是努力的排除干擾
無論那個干擾是來自於内部的、內在的
或者是來自於外在、他人的
 
而第三個原則呢
叫做時間表比番茄鐘要來得大
例如說呢我們在時間表有安排要團隊開會
那這個因為牽渉到很多人的時間
而且呢也是事先安排好的
所以這個當然比番茄鐘要來得更優先

再來第四原則呢
也就是在一個番茄鐘內我們就專心做好一件事情就夠了
所以呢一個番茄鐘對應一件事情
這樣子最單純也最容易處理
也能夠讓我們最專心

除非你把很多雜項的小事情
全部都擠在一個番茄鐘裡
否則的話就是一個番茄鐘
只處理一件事情

再來我想來聊一聊番茄鐘為什麼會有用
番茄鐘本身就是一種管理時間的技術
還記得我們使用番茄鐘的時候
我們會有一個計時器在旁邊提醒我們嗎

這個時候呢
因為有計時器在旁邊提醒
所以對我們來講會形成時間緊迫的這樣子的這種感覺
而有時間緊迫的這種感覺
往往可以讓我們不自覺的更加專心
更加投入在一件事情裡面

在這裡呢我想提一個心理學的效應
叫做蔡格尼效應或者我們簡稱為蔡氏效應
這是什麼意思呢
舉個例子大家一定明白

我們去傳統的小吃攤用餐
而那個小吃攤也沒有特別的點餐或者是劃菜單
這樣子的點菜方式

我們可能呢就是跟老闆講
我要一碗乾麵然後再加一碗餛飩湯
老闆在聽完我們的點餐之後
他很快的就把餐點做完然後送到我們的面前

可能半個小時之後
有人再問他剛剛那個穿著西裝的先生點了什麼
除非他有瞄到你餐桌上的那些餐點

否則他可能說
呀半個小時前我不記得了
我忘記了勒
這個就是所謂的蔡氏效應

也就是說呢
人們對於還沒有完成的事情很容易牽掛
很容易就是記在心裡,記得牢牢的
一旦完成了
一放鬆就馬上忘記了

因為人們要把有限的腦容量
拿來處理當下的事情上面

所以呢在番茄工作法裡
我一件事情當時可能規劃
需要3個番茄鐘才能完成

我現在已經完成了一個番茄鐘
代表我還有兩個番茄鐘的工作量
需要去完成它

所以會有一種牽掛
想要馬上把另外兩個番茄鐘
把它逐漸做完
當它做完的時候我們的心裡就會覺得輕鬆了

所以呢這是番茄鐘為什麼會有效的第一個原因
就是有時間壓力
並且伴隨時間壓力而來的蔡氏效應
讓我們會有牽掛這樣子的一種心情

而第二個會有效的原因呢
是因為就是我們可以從裡面得到成就感
在這裡呢唯一可以確定的就是

時間是不斷的在流逝的
所以呢我們在經歷過一個番茄鐘之後
就是實在的經過了30分鐘了

還記得我們之前所提過的
番茄鐘的一個最重要的形態
運作番茄鐘的時候專心而且投入
我們專心而且投入的經過了30分鐘

所以我們會對自己産生一種
所謂的成就感
而這個成就感就是我們充實而且認真的
渡過了30分鐘的這一段時間

我們可以對自己說你很捧
真的!
所以透過時間
透過成就感
這就是番茄鐘能夠産生作用的最大的原因

剛剛我們談的都是屬於個人形態的番茄鐘
那麼在現代社會
特別是在工作上
其實有很多團隊合作
團隊裡面有沒有可能使用番茄鐘的時候呢

作者也就是番茄工作法的創始人
他說其實是有的喔
我們其實可以把團隊做區分
區分成所謂的微團隊
就是微型團隊

然後呢每一個團隊會有任務分工
就是A團隊可能做資料收集
然後B團隊可能做資料分析
然後C團隊可能去發展策略
這一類的分工方式

在每一個微團隊裡面都會有組長跟組員
如果一個微團隊裡就只有一個人的話
那麼他就是組長兼組員

而組長呢就是去規劃我們今天要做哪些事情
並且啓動每一個番茄鐘的開始還有結束
同時呢因為是團隊運作
所以組長還有另外一項工作
就是記錄工作成果到底是什麼

記錄的內容其實包含了兩種
第一種呢如果說工作很順利的完成了
這個當然就是記錄工作的成果到底是什麼樣子

如果說工作仍然有一些沒有解決完
遇到瓶頸的情況
那這個時候也可以記錄下來

團隊合作
第一種進階做法呢
叫做櫃台辦法

這個其實我們常常在電腦3C的這種維修中心可以遇得到
在這種維修中心裡面其實有分
外場就是櫃台接待人員
還有內場也就是内部的維修工程師

如果一些情況呢
是外場的接待櫃台人員馬上就能夠處理的
例如說像是講解使用的方法
或者是軟體的設定
或者簡單的維修他馬上就可以處理好的
這個在外場直接處理好
就可以交件給客戶了
如果外場沒有辦法馬上可以去處理的
那麼就是收件之後
然後提供給內場的工程師來做處理

內場維修中心的工程師
當然可以使用像番茄鐘這樣子的方法
讓自己專心投入
當下的這一件機器設備的維修上面
同時因為他在內場所以他不會被干擾
他只要專心一次面對一件維修的機器這樣就可以了

而在外場櫃台那邊呢
必須要有懂技術的人員來做服務
還有接待的工作
這樣子的安排是
為了能夠讓這一些第一線的工作人員了解雇客的需求
還有他們最常遇到的問題到底是什麼?

經過一段時間之後
內場跟外場的工作人員是會相互輪調的
內場與外場就是兩個不同的微型團隊
彼此分工彼此相互搭配
所以呢在輪調的時候
輪調的是隊員、是組員
而組長則是維持在原來的位置上不做輪調的

而第二種團隊進階做法叫做攻城錘
也就是古代戰爭的時候
要攻擊城堡所使用的一種攻城用的機器
叫做攻城錘
 
當工作卡關了
原來的微型團隊沒有辦法去解決的時候
向別的工作團隊借用新血來處理問題

透過組員之間的互換、對調
透過新的人、新的想法
不同的能力、不同的思維
來解決原本已經卡關的問題

而在進行這件事情的時候
原來卡關的組長當然是維持在原來的組別上
當他需要向別的團隊借人
組員輪調的時候

當然要跟其他的組長來打招呼
並且溝通自己原本遇到了什麼樣子卡關的事情
以便於讓新的隊員進來的時候呢
能夠很快的去進入狀況

如果這次輪調仍然是卡關的情況的話
那麼他可以向新的團隊借用新的組員來
面對這個卡關的問題

原本換過來的別人團隊的組員
也把他放回到他原來的團隊裡面去繼續他原本的工作
透過不斷的輪調直到把卡關的問題解決為止

在最後我想來跟大家聊一聊
使用番茄工作法的一些小訣竅
還記得使用番茄工作法的時候
有一個非常重要的元素
叫做計時器

無論那個是實體的計時器
或者是手機的計時工具
甚至呢是廠商特別開發的番茄工作法APP

在這裡我自己的使用經驗跟使用習慣
我只會開啓一個番茄鐘要開始時候提醒的聲音音效
還有番茄鐘時間到了的時候提醒的聲音
我只會開啓這兩種聲音

中間那個像廚房計時器一樣
滴滴答答的那個聲音
我自己是並不喜歡那樣子的聲音來干擾的
我喜歡做事情的時候
是一個安靜的狀態

或許有一些人很喜歡、很適應在過程當中
那種滴滴答答所帶來的刺激感還有緊張感
這個就是看個人

而第二個呢我想要談的是
時間這件事
作者的標準版是25分鐘加5分鐘
一共30分鐘是一個番茄鐘的時間

當你自己已經運用的很熟練的時候
你可以發展適合自己的時間分配

對於我來講每15分鐘就是一段戰鬥時間
是一個番茄鐘
為什麼我會這樣子安排呢

根據科學研究
人的專注力大概就是15分鐘是一個極限
所以我用15分鐘來當作一個時間單位
而且呢現代人其實很忙碌
時間常常是被切的是碎片化的情況

所以呢空出15分鐘來專心做一件事情
會比空出30分鐘
來做一件事情來得更容易得多
例如說像在搭捷運通勤的時候
15分鐘就是一個很好的運用的時間單位

而我自己本身是比較容易牽掛的人
只要事情沒做完
我就會吃不下、睡不著
也不想休息

我會一口氣做好幾個15分鐘
直到把事情做完之後
我才會來一次大休息
中間呢我不會有5分鐘小休息這件事情

再強調一次
當你運用得很熟練的時候
你就會有適合你自己時間安排的方法

最後我會談一下有趣的小迷思
我不知道為什麼有很多人有這樣子的迷思
叫做整點的觀念

如果按照作者30分鐘是一個番茄鐘來講好了
有的人9點的時候是第1個番茄鐘的開始
到了9點30分是第1個番茄鐘的結束
而9點31分是第2個番茄鐘的開始

如果因為什麼事情被耽擱了
或者是被干擾
他的下一個番茄鐘可能又會選擇在整點的時候開始

這個整點的概念其實是一個很不必要的
你隨時隨地都可以開始
只要你往後去計算30分鐘就好

因為我們所使用的輔助工具叫做計時器
而不是時鐘
所以只要你覺得可以
隨時都可以開始

今天我們談到了番茄工作法這本書
我打從心底誠摯的建議你
一定可以用一用這個
可以讓我們快速進入專心狀態
而且産生高效産出的這樣子的一種工作方法

如果要我用一句話來總結這本書
我會這樣說
番茄工作法它是一個無敵經典的時間管理工具

我是尋意
陪伴大家尋找你的幸福如意
我們下次見囉